บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

บทที่ 1 ความหมายของสำนักงาน

ความหมายของสำนักงาน

                สำนักงาน (Workplace)  หมายถึง ที่ตั้งของหน่วยงานหรือสถานที่ทำงาน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร มีหน้าที่สำคัญในการเป็นศูนย์กลางของข้อมูล การให้บริการ การวิเคราห์ข้อมูล การตัดสินใจ และการเป็นที่ปรึกษา มีขนาดใหญ่หรือเล็กขึ้นอยู่กับภาระหน้าที่ของสำนักงานนั้นๆเป็นสำคัญ

                ปัจจุบันสำนักงานมีพัฒนาการที่ทันสมัย เพราะอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการ ทำให้ภารกิจของสำนักงานมีความสำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพ และมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป

วัตถุประสงค์ของสำนักงาน

                วัตถุประสงค์ของสำนักงาน คือ การให้บริการที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ให้แก่ส่วนงานต่างๆ ส่วนวัตถุประสงค์รองๆ ลงไป ก็มีการลดค่าใช้จ่ายสำนักงาน คุณภาพของงานสำนักงาน และปริมาณของงานสำนักงาน โดยรวมแล้ววัตถุประสงค์ของสำนักงานมีดังนี้

1.                เพื่อปรับปรุงระบบงานให้ทันสมัย เพราะระบบของการทำงานจะต้องมีการปรับปรุงและพัฒนาอยู่เสมอมิฉะนั้นแล้ว ก็จะเป็นงานที่ปฏิบัติซ้ำๆ หรือจำเจ โดยเฉพาะบรรยากาศในสำนักงานควรที่จะเปลี่ยนแปลงให้น่าอยู่

2.                บริการได้รวดเร็วสะดวกแก่ผู้ที่ใช้บริการ จะได้เป็นที่ประทับใจ เช่น การบริการเสร็จ ณ จุดเดียว (One Stop Service)

3.                ให้มีความเชื่อถือขององค์กร เมื่อองค์กรใดสามารถสร้างความเชื่อถือให้แก่องค์กร ทั้งบุคลากรภายในและภายนอกก็จะมีความสุข ไม่วิตกกังวลในด้านความก้าวหน้าหรือการบริการต่างๆ

4.                เพื่อประหยัดงบประมาณ ประเด็นนี้เป็นประเด็นที่สำคัญที่สุดข้อหนึ่งของวัตุถุประสงค์ของสำนักงาน เพราะการประหยัดงบประมาณ จะทำให้มีส่วนที่จะทำนำมาพัฒนาองค์กร หรือเป็นขวัญและกำลังใจของบุคลากรมากขึ้น

5.                เพื่อคุณภาพขององค์กร ในทุกส่วนของการบริหารจัดการสำนักงาน และต้องกำหนดเป้าหมายเพื่อพัฒนาคุณภาพขององค์กรเป็นหลัก มิฉะนั้นแล้วก็จะเป็นสำนักงานที่ไร้คุณภาพ กระทบเป็นผลเสียของทุกส่วนขององค์กร

ประเภทของงานในสำนักงาน

ประเภทของงานในสำนักงานแบ่งออกเป็น 4 ประเภทใหญ่ ๆ ดังนี้

1.             งานระเบียน (Recording) ได้แก่ งานผลิดเอกสารต่างๆ ที่เป็นหลักฐานแสดงรายการธุรกิจหรือเป็นบันทึกหรือรายงายต่างๆ งานระเบียนเป็นงานส่วนใหญ่ของสำนักงานและปฏิบัติกันทั่วไปทุกแห่ง เรียกว่างานธุรการหรือสารบรรณ เอกสารที่ผลิตขึ้นมีมากมาย เช่น จดหมาย หนังสือเวียน เอกสารการบัญชร เอกสารการซื้อ เอกสารการขาย รายชื่อผู้ขายของ รายชื่อพนักงาน เอกสารการประกันภัย เอกสารการผลิต เอกสารการโฆษณา และบันทึกเกี่ยวกับพนักงานขาย เอกสารเหล่านี้ สำนักงานต้องเก็บหรือทำสำนไว้เพื่อให้ตรวจสอบค้นสอบทานได้ในภายหน้า

2.             งานคำนวณ (Calculating) เป็นงานสำคัญของสำนักงานและมีหลายประเภท เช่น งานสถิติ ได้แก่ การเปรียบเทียบข้อมูลหาแนวโน้มและการวางรูปแสดงผลสถิติ งานคิดค่าจ้างและเงินเดือน งานสอบทานตัวเลขในเอกสารการเงิน งานคิดราคาสินค้าส่วนลดต้นทุน และการวิเคราะห์ตัวเลขต่างๆ เกี่ยวกับการผลิต

3.             งานจัดประเภทและเอกสาร (Filing) เอกสารต่างๆ ที่ผลิดขึ้นมนสำนักงานและที่ได้รับจากบุคคลภายนอกนั้นจะทิ้งไปไม่ได้ ต้องเก็บอ้างอิงในการติดต่อคราวต่อไปหรืออาจต้องเก็บไว้เป็นหลักฐาน การเก็บ ต้องให้เป็นระเบียบเรียบร้อยและค้นหาง่าย ปลอดภัย งานจัดประเภทและเก็บเอกสาร หมายถึง การทำลายเอกสารที่เก็บไว้นานและไม่เป็นประโยชน์ในการดำเนินงานต่อไป

4.             งานติดต่อ (Communicating) ได้แก่ การแลกเปลี่ยนความรู้ความคิดเห็นระหว่างบุคลากรและหน่วยงานต่างๆ แบ่งเป็นสองอย่าง คือ การติดต่อภายในและการติดต่อภายนอก

4.1การติดต่อภายใน คือการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างเจ้าหน้าที่ของกิจการ เช่น การประชุม การออกคำสั่ง การส่งบันทึกข้อความ

4.2การติดต่อภายนอก คือการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างเจ้าหน้าที่ของกิจการกับบุคคลภายนอก เช่น การประชม อบรม สัมมนา การโต้ตอบจดหมายและการออกใบสั่งซื้อสินค้า

บทบาทของสำนักงาน

องค์กรธุรกิจที่มีเจ้าของคนเดียว มักจะมีความรู้จักและคุ้นเคยกับพนักงาน การสั่งการจึงอาศัยประสบการณ์ในการทำงาน ทำให้การสื่อสารภายในสำนักงานและภายนอกมีความเชื่อมโยงกัน แต่เมื่อธุรกิจพัฒนาขึ้นมาเป็นขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ การสื่อสารกันจึงต้องมีการจดบันทึก มีการจัดพิมพ์เป็นรายงาน และส่งต่อระหว่างกันในหน่วยงาน ทำให้สำนักงานมักถูกมองเป็นตัวแทนของเอกสารที่มีแต่กระดาษ เป็นศูนย์รวมของเอกสารและข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ จนอาจกล่าวได้ว่า งานสำนักงานเป็นงานเกี่ยวกับข้อมูล และมีบทบาทที่สำคัญ ได้แก่

1.การให้บริการแก่หน่วยงานต่างๆซึ่งเป็นบทบาทหลักของสำนักงาน มีหน้าที่เกี่ยวกับ

-การสร้างข้อมูล ซึ่งเกิดได้ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร เป็นการเริ่มมีข้อมูลของกิจการจากการสร้างขึ้นมาเองหรือรับมาจากหน่วยงานอื่น

-การรวบรวมหรือรับข้อมูล เป็นการนำข้อมูลที่สร้างขึ้นมา มารวมกันเพื่อดำเนินการในขั้นตอนต่อไป หรือเก็บรวบรวมไว้เป็นหลักฐาน เช่น โทรศัพท์ อีเมล จดหมาย ใบสั่งซื้อสินค้า ใบกำกับสินค้า ใบประชาสัมพันธ์ข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ ฟรือเอกสารทางธุรกิจที่เข้ามาสู่สำนักงาน

-การอ่านและการแปลความหมายของข้อมูล ซึ่งจะทำการตรวจรายละเอียดเกี่ยวกับตัวอักษร คำพูด ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ต่างๆ เพื่อการตีความของข้อมูล

-การเขียน เป็นการทำเครื่องหมายหรือสัญลักษณ์ไว้บนเอกสารที่อ่านแล้ว

-การบันทึก ภายหลังจากทำเครื่องหมายบนเอกสารที่อ่านแล้ว จะต้องมีการบันทึกวัตถุประสงค์ของเอกสารเหล่านั้นเพื่อเป็นหลักฐานในการติดตามข้อมูล และช่วยฝ่ายบริหารในการวางแผนและควบคุมธุรกิจ

-การแบ่งประเภทของข้อมูล เป็นการแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นประเภทต่างๆ ตามลักษณะของข้อมูล มีการแยกไปตามหมวดหมู่ของเอกสาร เช่น แฟ้มหนังสือเข้าจากหน่วยงานภายนอก แฟ้มใบกำกับภาษี แฟ้มวางบิล แฟ้มประวัติพนักงาน ฯลฯ ซึ่งจะทำให้การสืบค้นและดำเนินการเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว

-การคำนวณ สำหรับกลุ่มข้อมูลบางประเภทจำเป็นต้องใช้ความรู้และทักษะทางด้านการคำนวณ เช่น การบวก การลบ การคูณ การหาร และการใช้สูตรทางคณิตศาสตร์ในการจัดทำรายงานทางด้านการเงิน

-การเปรียบเทียบ เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลให้มีความสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น โดยการเปรียบเทียบข้อมูล เช่น การเปรียบเทียบยอดขายจากเดือนเดียวกันของปีที่ผ่านมา หรือการเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างบริษัทคู่แข่งด้วยกัน

-การส่งข้อมูล เป็นการให้หรือส่งข้อมูลไปยังหน่วยงานอื่น หรือส่งข้อมูลให้ฝ่ายบริหารตามความต้องการ ซึ่งอาจเป็นการส่งข้อมูลประจำวัน ประจำสัปดาห์ ประจำเดือน ประจำไตรมาส หรือประจำปี เป็นต้น

-การเก็บรักษาข้อมูล เป็นการเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้ใช้ต่อไปในอนาคต และเป็นร่องรอยหรือหลักฐานในการบริหารจัดการ เช่น ใบสัญญาซื้อขาย ซึ่งเมื่อหมดสัญญาจะต้องทำการควบคุมและดำเนินการให้เป็นไปตามสัญญา ใบสั่งซื้อสินค้าซึ่งเมื่อถึงกำหนดระยะเวลาจะต้องทำการวางบิล และดำเนินการตามขั้นตอนทางการเงินต่อไป

-การนำเอกสารกลับมาใช้ ข้อมูลบางส่วนที่เก็บรักษาไว้ เมื่อถึงเวลาที่กิจการต้องนำกลับมาใช้จะต้องได้รับความสะดวกและรวดเร็วในการค้นหา

-การทำลาย เมื่อผ่านไปไก้ระยะเวลาหนึ่ง เอกสารบางส่วนที่ไม่มีประโยชน์และไม่มีภาระผูกพันทางด้านกฎหมาย จะต้องมีการทำลายเพื่อลดปริมาณของเอกสารที่ไม่จำเป็นให้ลดลง และลดต้นทุนในการเก็บรักษาให้ลดน้อยลง

2. เป็นศูนย์กลางกิจกรรมทุกอย่างขององค์กร เนื่องจากเป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลการดำเนินงานทุกอย่าง รวมไปถึงการตัดสินใจจึงรวมศูนย์อยู่ที่สำนักงาน

3. ไม่ใช่หน่วยงานในการแสวงหากำไรขององค์กร เนื่องจากเป็นหน่วยงานประสานงานและอำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการของฝ่ายต่างๆ ให้สามารถดำเนินงานไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต และฝ่ายจัดส่ง ฯลฯ ซึ่งหน่วยงานเหล่านี้ได้รับการอำนวยความสะดวก และการประสานงานการบริหารที่ดีจากสำนักงานก็จะทำให้เกิกกำไรขึ้นกับองค์กร ดังนั้น สำนักงานจึงเป็นหน่วงงานที่สร้างกำไรทางอ้อมให้กับองค์กรได้เช่นกัน

ตำแหน่งของผู้บริหารงานสำนักงาน

                สำนักงานเป็นหน่วยงานที่สำคัญหน่วยงานหนึ่งขององค์กรและสำนักงานทุกแห่งจะมีบุคลากรที่ปฎิบัติหน้าที่และรับผิดชอบงานต่างๆ โดยเฉพาะตำแหน่งของฝ่ายบริหาร ซึ่งกำหนดชื่อของตำแหน่งที่รับผิดชอบแตกต่างกันออกไป เช่น

                -ผู้จัดการสำนักงาน  (Office Manger)

                -ผู้บริหารงานสำนักงาน (Administrative Office Manager)

                -ผู้จัดการบริการในสำนักงาน (Manager Office Services)

                -รองผู้จัดการ (Vice President)

                -ผู้จัดการทั่วไป (General Manager)

                -ผู้อำนวยการบัญชี (Controller)

                -ผู้จัดการงานบุคคล (Personal Manager)

                ฯลฯ

คุณสมบัติของผู้บริหารงานสำนักงาน

                งานในสำนักงานมีหลากหลาย การแก้ไขปัญหาก็จะแตกต่างกันออกไป ผู้ที่จะมาบริหารงานสำนักงานจึงจำเป็นต้องมีความรู้ในงานหลักของทุกแผนกในองค์กร ต้องเข้าใจบทบาทและหน้าท่ของแต่ละฝ่ายอย่างชัดเจน ต้องสามารถแก้ไขปัญหาในทางปฏิบัติได้ทุกประเภท งานรวมทั้งต้องมีความรู้และเชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องเป็นอย่างดี เพราะสำนักงานเป็นจุดศูนย์กลางในการบริหารและการตัดสินใจ ดังนั้น ผู้บริหารงานสำนักงานจึงควรมีคุณสมบัติดังนี้

1.             ความเป็นผู้นำ (Leadership)

2.             มีไหวพริบ (Intelligence)

3.             ความมั่นคง (Stability)

4.             นักการทูต (Liason Capacity)

5.             ความสามารถในการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำ (Ability to Delegate)

6.             เป็นผู้มองเห็นการณ์ไกล (Vision)

7.             มีความเข้าใจในด้านการจัดองค์กรเป็นอย่างดี (Organization Understanding)

8.             มีความสามารถในการปฏิบัติการ (Administrative)

9.             การศึกษา (Education)

10.      อารมณ์ขัน (Humor)

11.      มีความสามารถในการวิเคราะห์ (Analytical Ability)

12.      มีความสามารถทางการบริหาร (Management Ability)

13.      มีความสามารถในการขายความคิด (Selling Ability)

14.      คุณสมบัติอื่นๆ การเป็นผู้บริหารสำนักงานไม่ได้หมายความว่าจะต้องเป็นผู้บริหารเท่านั้น แต่จำเป็นต้องทราบและปฏิบัติงานแทนพนักงานในสำนักงานได้ทุกเรื่อง ถึงแม้ว่าไม่จำเป็นต้องลงมือปฏิบัติก็ตาม เพราะการทำเช่นนี้จะทำใหสามารถติดตามการทำงานของพนักงานในสำนักงานได้ทุกด้าน และจะทำให้เกิดความประทับใจ

หน้าที่บริหารของผู้จัดการสำนักงาน

                บทบาทและหน้าที่ของผู้บริหารสำนักงานขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย ในองค์กร ขนาดเล็กที่มีพนักงานจำนวนน้อย ผู้บริหารงานสำนักงานก็อาจได้แก่ ผู้ควบคุมงานหรือหัวหน้างาน ซึ่งอยู่ในระดับเสมียนพนักงานเพียงชั้นเดียวเท่านั้น ซึ่งถ้าอยู่ในระดับนี้ การจัดการงานสำนักงานก็เพียงแต่ดูแลให้งานสำนักงานเป็นไปตามความต้องการของหัวหน้างานเท่านั้น แต่ถ้าองค์กรใดได้กำหนดหน้าที่จัดการงานสำนักงานให้อยู่ในระดับผู้บริหารระดับกลางหรือระดับสูงขึ้นไป ผู้ดำรงตำแหน่งนั้นจะก็จะทำหน้าที่ผู้บริหารเช่นเดียวกับผู้บริหารอื่นๆ เช่นกันสำหรับหน้าที่พื้นฐานของผู้จัดการสำนักงานควรประกอบด้วย

1.การวางแผน (Planning)

                1.1 การวางแผนระยะสั้น ซึ่งมีกำหนดระยะเวลาไม่เกิน 1 ปี เช่น การวางแผนและการกำหนดเวลาฝึกอบรม วางแผนปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงาน และวางแผนการปฏิบัติงานประจำ ฯลฯ

                1.2 การวางแผระยะยาว ซึ่งมีกำหนดระยะเวลา 5 ปีหรือมากกว่านี้  เช่น การวางแผนและปรับปรุงพื้นที่การทำงาน การวางแผนประปรับปรุงอุปกรณ์สำนักงาน แผนการปรับปรุงสำนักงาน การเพิ่มอัตรากำลังคน และอื่นๆ เพื่อให้พนักงานได้การตอบสนองเพื่อความมั่นคงในอาชีพ ฯลฯ

2. การจัดองค์กร (Organizing) หมายถึง การกำหนดว่าจะทำอะไรและแบ่งแยกงานออกเป็นหมวดหมู่ กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่ง แต่ละกลุ่มให้ชัดเจน จัดทำแผนภูมิองค์กรณ์ ปรับปรุงการจัดองค์กรให้เหมาะสมกับกลาเวลา ฯลฯ

3. การจัดหาบุคคลเข้าทำงาน (Staffing) หมายถึง การกำหนดวิธีการสรรหา คัดเลือกการฝึกอบรมพนักงาน และกำหนดวิธีการให้ผลประโยชน์ตอบแทน

4. การอำนวยการ (Directing) หมายถึง การเป็นผู้นำพนักงานซึ่งอยู่ภายใต้การบังคับบัญชาของผู้จัดการสำนักงาน การติดต่อสื่อสารทั้งทางแนวตังและด้านแนวนอน โดยมุ่งในด้านความเข้าใจอันดีต่อกันระหว่างพนักงงานกับพนักงาน และระหว่างพนักงานกับผู้บริหารส่งเสริมให้มีการติดต่อสื่อสารแบบ 2 ทาง

5. การควบคุม (Controlling) หมายถึง การติดตามวัดประสิทธิภาพผลงานของกิจกรรมแต่ละอย่าง เช่น การรับส่งหนังสือ การซ่อมแซมเครื่องมือเคื่องใช้ บริการโทรศัพท์ การใช้วัสดุสำนักงาน การใช้พื่นที่สำนักงาน ฯลฯ

บุคลากรในสำนักงาน

                นอกจากผู้บริหารสำนักงานแล้ว จะต้องมีบุคลากรสำนักงาน ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะเป็นพนักงงานเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารการจัดทำบัญชีการคำนวณรวมทั้งการโต้ตอบเอกสารการติดต่อประสานงาน เป็นต้น งานสำนักงานส่วนมากเป็นงานที่เกี่ยวกับเอกสารและเป็นงานรวบรวมรายละเอียดต่างๆ มาวิเคราะห์หาข้อเท็จจริงและแนวโน้มที่จะช่วนให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นผลดี

กิจกรรมในสำนักงาน

งานในสำนักงานมีขอบเขตที่กว้างขวางมาก แต่พอจะสรุปได้ว่ามีงานหลัก7ประการ ดังนี้

1.จัดรูปแบบสำนักงานให้มีประสิทธืภาพ

1.1กำหนดว่ามีงานอะไรจะต้องทำบ้าง พร้อมทั้งบรรจุบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเข้าไปทำงานนั้น

1.2กำหนดความสัมพันธ์ในองค์กรไว้ให้แน่ชัด

1.3มอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ

1.4กำหนดความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละตำแหน่งไว้ให้แน่นอน

2.จัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกทางกายภาพในสำนักงานให้พอเพียง

2.1จัดแผนผังสำนักงาน จัดวางเครื่องใช้สำนักงานและเครื่องมือต่างๆ

2.2จัดให้มีแสงสว่างอย่างเพียงพอ

2.3ขจัดเสียงรบกวนต่างๆ

2.4จัดให้มีการถ่ายเทอากาศอย่างเพียงพอ

3.กำหนดรายละเอียดประกอบการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน

4.จัดให้มีเครื่องมือติดต่อสื่อสารและการให้บริการอย่างเพียงพอ

4.1งานโต้ตอบจดหมาย งานพิมพ์ อัดสำเนา

4.2งานจัดเก็บเอกสาร

4.3หน้าที่รับส่งหนังสือและไปรษณีย์ภัณฑ์

4.4ให้บริการโทรศัพท์

4.5งานประชาสัมพันธ์

4.6ให้บริการส่งหนังสือและข่าวสารภายใน

5.รักษาสัมพันธ์ภาพอันดีอันดีระหว่างเจ้านายกับลูกจ้าง

                5.1 จัดให้มีการควบคุมงานอย่างเหมาะสมและเพียงพอ

                5.2 วิเคราะห์งานและประเมินค่างาน

                5.3 จัดการเรื่องเงินเดือนค่าจ้าง

                5.4 คัดเลือกบุคคลเข้าทำงาน

                5.5 ฝึกอบรมและเลื่อนชั้นพนักงาน

                5.6 รักษาความปลอดภัยของสำนักงาน

5.7 จูงใจพนักงานในสำนักงาน

6. วิเคราะห์งานและปรับปรุงวิธีปฏิบัติงานในสำนักงาน

                6.1 ศึกษาเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวในการทำงานและหาวิธีการทำงานให้มันง่ายขึ้น

                6.2 กำหนดเวลามาตรฐาน

                6.3 กำหนดวิธีปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ

7. การควบคุมงานสำนักงาน

                7.1 ควบคุมคุณภาพงาน

                7.2 วางแผนงานสำนักงาน

                7.3 กำหนดเวลาการทำงาน

                7.4 จัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน

                7.5 จัดทำงบประมาณและเก็บบันทึกค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงาน

สรุปสาระการเรียนรู้หน่วยที่ 1

                สำนักงาน หมายถึง  ที่ตั้งของหน่วยงานหรือสถานที่ทำงาน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร โดยทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางของข้อมูล บริการ การตัดสินใจ เป็นที่ปรึกษา และวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ

                วัตถุประสงค์ของสำนักงาน คือ เพื่อปรับปรุงระบบงานให้ทันสมัย เพื่อการบริการที่รวดเร็ว สะดวกแก่ผู้ใช้บริการ ทำให้มีความน่าเชื่อถือสำหรับองค์กร เพื่อประหยัดงบประมาณ เพื่อคุณภาพขององค์กร

                ประเภทของงานในสำนักงานแบ่งออกเป็น  4 ประเภท คือ

                งานระเบียน ได้แก่ งานผลิตเอกสารต่างๆ ที่เป็นหลักฐานแสดงรายการธุรกิจหรือเป็นบันทึกหรือรายงานต่าง ๆ

                งานคำนวณ เป็นงานสำคัญของสำนักงานและมีอยู่ด้วยกันหลายประเภท เช่น งานสถิติ

                งานจัดประเภทและเก็บเอกสาร เอกสารต่างๆ ที่ผลิตขึ้นในสำนักงานและที่ได้รับจากบุคคลภายนอกไม่สามารถทิ้งได้ ต้องเก็บไว้เป็นอ้างอิง จึงต้องมีการจัดเก็บให้เรียบร้อย

                งานติดต่อ  ได้แก่ การแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นระหว่างบุคคลหรือหน่วยงานต่าง ๆ แบ่งได้ 2 ประเภท คือ การติดต่องานภานในและภายนอก

                บทบาทของสำนักงาน องค์กรธุรกิจที่มีเจ้าของคนเดียวอาจมีความรู้จักกับพนักงาน ทำให้การสื่อสารกันภายในและภายนอกสำนักงานมีความเชื่อมโยงกัน แต่เมื่อธุรกิจได้เติบใหญ่ขึ้น การสื่อสารกันต้องจดบันทึกหรือจัดพิมพ์เป็นรายงาน ทำให้งานสำนักงานเป็นงานเกี่ยวกับข้อมูลและมีบทบาทที่สำคัญ ได้แก่

                -การสร้างข้อมูล คือการเริ่มมีข้อมูลขององค์กรเกิดขึ้น อาจจะสร้างขึ้นหรือรับมา มารวมกันเพื่อดำเนินการ เช่น อีเมล จดหมาย ใบสั่งซื้อ

                -การอ่าน และการแปลความหมายของข้อมูล คือการตรวจรายละเอียดเกี่ยวกับตัวอักษร คำพูด ฯลฯ

                -การเขียน คือการทำเครื่องหมายหรือสัญลักษณ์ไว้บนเอกสารที่อ่านแล้ว

                -การบันทึก หลังจากทำเครื่องหมายหรือสัญลักษณ์แล้ว ต้องมีการบันทึกวัตถุประสงค์ของเอกสารเหล่านั้นเพื่อเป็นหลักฐาน

                -การแบ่งประเภทของข้อมูล เพื่อการจัดแยกไปตามหมวดหมู่ของเอกสาร

                -การคำนวณ ข้อมูลบางประเภทต้องมีการคำนวณ และต้องใช้ความรู้ ทักษะในการคำนวณ

                -การเปรียบเทียบ คือการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลให้ดีขึ้น

                -การส่งข้อมูล เป็นการส่งข้อมูลออกไปยังหน่วยงานอื่นๆ

                -การเก็บรักษาข้อมูล เป็นการเก็บรักษาไว้ในอนาคต เช่น ใบสัญญาซื้อขาย

                -การนำเอกสารกลับมาใช้ เมื่อถึงเวลาที่กิจการต้องการนำเอกสารออกมาใช้ จะต้องได้รับความสะดวกในการค้นหา

                -การทำลาย เอกสารที่ไม่มีประโยชน์ จะต้องมาการทำลายพื่อลดปริมาณของเอกสารให้ลดลง

               

คุณสมบัติของผู้บริหารสำนักงาน งานสำนักงานมีหลายหลาก ต้องมีการแก้ปัญหาผู้บริหารงานจำเป็นต้องมีความรู้ในงานหลักของทุกแผนกในองค์กร และจะต้องมีคุณสมบัติ ความเป็นผู้นำ มีไหวพริบ ความมั่นคง นักการทูต ความสามารถในการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำ เป็นผู้มองเห็นการณ์ไกล มีความเข้าใจด้านการจัดองค์กรเป็นอย่างดี มีความสามารถในการปฏิบัติ การศึกษา อารมณ์ขัน มีความสามารถในการวิเคราะห์ มีความสมารถในการบริหาร มีความสามารถในการขายความคิด และสามารถปฏิบัติงานแทนพนักงานได้ทุกเรื่อง

                หน้าที่บริหารของผู้จัดการสำนักงาน แล้วแต่องค์กรว่าเล็กหรือใหญ่ หากเล็ก ผู้บริหารอาจเป็นผู้ควบคุมงานหรือหัวหน้างาน หากองค์กรใดกำหนดหน้าที่ให้ผู้จัดการสำนักงานอยู่ในระดับผู้บริหารระดับกลางหรือสูง ก็จะต้องทำหน้าที่ผู้บริหารเช่นเดียวกับผู้บริหารอื่น ๆ หน้าที่พื้นฐานของผู้จัดการสำนักงานประกอบด้วยการวางแผน การจักการองค์กร การจัดหาบุคคลเข้าทำงานการอำนวยการ การควบคุม

                บุคลากรในสำนักงาน คือ พนักงานที่ทำงานในด้านต่าง ๆ อยู่ในสำนักงาน เช่น พนักงาน เกี่ยวกับเอกสาร พนักงานจัดทำบัญชี พนักงานโต้ตอบเอกสาร ฯลฯ

                กิจกรรมสำนักงาน งานในสำนักงาน   งานในสำนักงานมีขอบเขตที่กว้างขวาง พอสรุปได้ว่ามงานหลัก7ประการ คือ

1.จัดรูปแบบสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ

2.จัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกทางกายภาพในสำนักงานให้พอเพียง

3.กำหนดรายละเอียด ประกอบการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน

4.จัดให้มีเครื่องมือติดต่อสื่อสารและการบริการอย่างเพียงพอ

5.รักษาสัมพันธภาพอันดีระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง

6.วิเคราะห์และปรับปรุงวิธีปฏิบัติงานในสำนักงาน