บทที่ 2 ความหมายของสำนักงานสมัยใหม่

บทที่ 2 ความหมายของสำนักงานสมัยใหม่

                สำนักงานสมัยใหม่ หมายถึง หน่วยงานหรือสำนักงานที่มีการนำแนวคิด วิธีการและกระบวนการ นวัฒกรรมและเทคโนโลยีใหม่ๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ มาช่วยการทำงาน ในสำนักงาน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้บุคลากรผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว สะดวกสบาย มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ลักษณะสำคัญของสำนักงานสมัยใหม่

                ในปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามามีบทบาทสำคัญในการพัฒนาสำนักงานทั่วไป ได้มีความทันสมัยมากยิ่งขึ้น เพื่อให้การบริหารจัดการเป็นไปได้ด้วยความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสำนักงานสมัยใหม่มีลักษณะที่สำคัญดังนี้

1.                ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องสามารถใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ได้ ในการบริหารจัดการโดยเฉพาะการจัดการในด้านเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์จดหมาย รายงาน การลดขอมูลต่างๆ

2.                สำนักงานมีระบบการสืบค้นคว้าหาข้อมูล ตลอดจนการติดต่อสื่อสารโดยใช้ระบบอินเทอร์เน็ตและการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

3.                มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

4.                ผู้บริหารสนันสนุนการใช้สำนักงานสมัยใหม่ และสามารถให้คำปรึกษาหรือแนะนำ หลังวิธีการใช้แก่ผู้ร่วมงานได้

5.                ซอฟแวร์ต่างๆ ใช้งานง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกัน ซึ่งอาจจะเป็นโปรแกรมลิขสิทธิ์หรือในรูปแบบ open sourec

6.                อุปกรณ์สำนักงานต่างๆ เป็นมาตรฐานและพัฒนาให้ทันสมัยอยู่เสมอ

7.                ระบบต่างๆ ที่ใช้ในสำนักงาน จะสามารถเชื่อมโยงและใช้ร่วมกันกับหน่วยงานอื่นๆ ได้

ประเภทของสำนักงาน

1.                สำนักงานของข้าราชการ (Bureau) เป็นสำนักงานของหน่วยงานราชการ การปฏิบัติงานมีระเบียบกฏเกณฑ์ และข้อบังคับที่ชัดเจน และต้องเป็นไปตามขั้นตอนอย่างเคร่งครัด เพราะผูกพันถึงกฏหมาย ทำให้สำนักงานประเภทนี้ถูกมองว่าล่าช้า ลารติดต่อต้องมากกว่าหนึ่งจุดขึ้นไป เช่น สำนักงานงบประมาณสำนักมาตรฐานอาชีวะศึกษา สำนักงานของโรงเรียน สำนักงานของเทศบาล ฯลฯ ลักษณะงานมีเอกสารที่เกี่ยวข้องจำนวนมาก อุปกรณ์สำนักงานที่นิยมนำมาใช้งาน เช่น เครื่องพิมดีด เครื่องถ่ายเอกสาร และโทรศัพท์ระบบแอนนะล็อก ฯลฯ อย่างไรก็ดี ปัจจุบันมีสำนักงานข้าราชการหลายสำนักที่นำระบบเทคโนโลยีมาพัฒนาสำนักงานให้มีความทันสมัยมากขึ้น มีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์ และโปรแกรมบริหารจัดการฐานข้อมูล เข้ามาใช้ในการบริการ มีระบบเครื่องออกบัตรคิวอัตโนมัติ หรือบางหน่วยงานมีการเชื่อมโยงระบบเทคโนโลยีและลดขั้นตอนปฏิบัติ และเอกสารในการติดต่อลง แต่ก็เป็นเพียงสำนักงานส่วนน้อย ที่ประสบผลสำเร็จได้ในขณะนี้

2.                สำนักงานอัตโนมัติ เป็นสำนักงานที่นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการบริหารจัดการงานเขตสำนักงาน เช่น เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีเครือข่าย เทคโนโลยีการสื่อสาร เทคโนโลยีซอฟแวร์ และเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต ฯลฯ โดยเทคโนโลยีต่างๆ เหล่านี้ ปัจจุบันมีหลากหลาย  การเลือกใช้จึงขึ้นอยู่กับศักยภาพของแต่ละองค์กร ในอดีตองค์กรที่มีสำนักงานอัตโนมัติได้มักจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีสำนักงานย่อยๆ อยู่ในต่างจังหวัดและมีศูนย์กลางสำนักงานอยู่ในกรุงเทพมหานคร แต่ปัจจุบันด้วยความทันสมัยของเทคโนโลยีและในการใช้เทคโนโลยีเหล่านั้นต่ำลง จึงทำให้องค์กรทั้งขนาดกลางหรือขนาดเล็กก็สามารถจัดเป็นสำนักงานอัตโนมัติเช่นกัน สำหรับเครื่องมือของสำนักงานที่สำคัญของระบบนี้ก็คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ โดยประเทศที่คิดค้นระบบสำนักงานอัตโนมัติก็คือ ประเทศญี่ปุ่นและประเทศสหรัฐอเมริกา

3.                สำนักงานไร้กระดาษ เป็นสำนักงานสมัยใหม่อีกรูปแบบหนึ่ง วัตถุประสงค์สำคัญในการลดปริมาณกระดาษในสำนักงาน โดยนำเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามางาน ปัจจุบันหลายหน่วยงานพยายามสร้างระบบแบบนี้ขึ้นมา แต่ยังไม่ประสบผลสำเร็จเนื่องจากขาดความมั่นใจในการปฏิบัติงานิโดยเฉพาะเอกสารทางการเงินที่สำคัญ และหน่วยงานราชการที่มีระเบียบและข้อกำหนดในการเก็บรักษาเอกสาร และผู้ปฏิบัติของสำนักงานนั้นๆ ยังขาดความเข้าใจที่ดี ไม่เห็นถึงความจำเป็นในการลดปริมาณกระดาษ และไม่ให้ความสำคัญ ทั้งกระบวนการการอบรม

4.                สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ เป็นสำนักงานที่มีเครื่องมือและเครื่องใช้สำนักงานแบบอิเล็กทรอนิก การติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งระบบเครื่องคอมพิวเตอร์ อินเทอร์เน็ต ดาวเทียม และโทรศัพท์อัตโนมัติ ปัจจุบันสำนักงานแบบนี้มักจะเกิดขึ้นกับหน่วยงานภาคเอกชนมากกว่าภาครัฐ เพราะต้องใช้งบประมาณในการดำเนินการสูง และจำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญและผู้ชำนาญการในการดูแลรักษาพนักงานในระบบแบบนี้ มีความรู้เกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ และโปรแกรมสำเร็จรูปที่รู้จักกันในชื่อของ E-Office บางสำนักงานมีระบบอินเทอร์เน็ตเชื่อมโยงระบบเครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ของสำนักงาน ลักษณะเด่นที่สำคัญของระบบแบบนี้คือ ความรวดเร็วในการบริการ และความถูกต้อง ซึ่งสอดคล้องกับสภาพการแข่งขันทางด้านเศรษฐกิจในยุคสมัยปัจจุบัน สำหรับอุปกรณ์สำนักงานที่เห็นอยู่ในสำหรับสำนักงานแบบนี้ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ แฟลตไดฟ์ กล้องดิจิทัล กล้องเว็บแคม ไมโครโฟน อินเทอร์เน็ต ฯลฯ

5.                สำนักงานสีเขียว (Green Office) เป็นสำนักงานที่ดำรงการลดภาวะโลกร้อน ด้วยการผลิตที่ใช้แล้วกลับมาใช้ซ้ำอีก โดยองค์กรที่มีสำนักงานแบบนี้จะลดการผลิตจากพลาสติก หรือพลาสติกที่ย่อยสลายยาก ใช้พลังงานน้อยและหันกลับมา ไม่สิ้นเปลืองพลังงานในการทำลาย หรือการเปลี่ยนรูปเพื่อการนำกลับมาใช้ใหม่ การเริ่มต้นของการเป็นสำนักงานแบบนี้ คือ การใช้กระดาษสองหน้า เป็นต้น

6.                สำนักงานเสมือนจริง (Virtual office) เป็นสำนักงานที่ไม่ต้องมีภาระค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการเช่าสำนักงาน การบริหารจัดการข้อมูลจะผ่านพนักงานเพียงสองหรือสามคน ที่คอยรับขีดส่งข้อมูลผ่านอีเมลล์ โทรศเป็นสำนักงานที่ไม่ต้องมีภาระค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการเช่าสำนักงาน การบริหารจัดการข้อมูลจะผ่านพนักงานเพียงสองหรือสามคน ที่คอยรับขีดส่งข้อมูลผ่านอีเมลล์ โทรศัพท์เคลื่อนที่ จัดส่งเอกสาร ติดต่องาน และตอบคำถามผ่านระบบอินเทอร์เน็ต โดยอาศัยเทคโนโลยีการสื่อสารในรูปแบบไร้สาย หัวหน้างานและลูกน้อง ไม่จะจำเป็นต้องนั่งทำงานอยู่ในสำนักงาน จะทำงานอยู่ที่ไหนก็ได้ และสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ผ่านระบบอินเทอร์เน็ต ทำให้สำนักงานมีความกะทัดรัดและทันสมัย

องค์ประกอบของสำนักงานสมัยใหม่

        องค์ประกอบของสำนักงานสมัยใหม่ มี 5 องค์ประกอบ ได้แก่บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงาน ข้อมูลสารสนเทศ เทคโนโลยี และการบริหารจัดการ

1.             บุคลากร ในสำนักงานสมัยใหม่นอกจากจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ในงานสำนักงานเช่นเดียวกับบุคลากร ในสำนักงานทั่วไป และยังต้องเป็นผู้ที่มีความรู้และทักษะเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทส ภาษาอังกฤษ และด้านการจัดการสารสนเทศอีกด้วย รวมทั้งยังต้องมีความสามารถในการเปลี่ยนลักษณะการปฏิบัติงานบางอย่างในสำนักงานให้เหมาะสมกับเทคโนโลยีที่นำมาใช้ เช่น เปลี่ยนงานการจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม ในแบบเดิมกลายเป็นการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศ ในการจัดเก็บเอกสารอิล็กทรอนิกส์ หรือสารสนเทศของสำนักงานในรูปแบบของดิจิทัล หรือการเปลี่ยนจาก การส่งจดหมายทางไปรษณีย์ธรรมดา กลายเป็นส่งจดหมายไปรษณีย์อิเลิกทรอนิกส์ บุคลากรในสำนักงานสมัยใหม่ แบ่งเป็น 3 กลุ่ม

1.1      กลุ่มผู้บริหารมีบทบาทหน้าที่กำหนดนโยบายวัตถุประสงค์เป้าหมายควบคุมดูแลงานจัดทำงบประมาณของสำนักงาน และเป็นผู้ที่ใช้ข้อมูลที่ได้จากการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์

1.2      กลุ่มสายงานสำนักงาน จำแนกเป็นกลุ่มย่อย ดังนี้

1)กลุ่มผู้ทำงานในสายงานสารบรรณ เป็นกลุ่มที่นำเครื่องมือและอุปกรณ์มาใช้ในการปฏิบัติงาน มีบทบาทหน้าที่เกี่ยวกับงานด้านการประมวลคำ การลงทะเบียน จัดเก็บเอกสารโดยบุคลากรกลุ่มนี้จะต้องเรียนรู้การใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการทำงาน ตำแหน่งบุคลกรกลุ่มนี้ เช่น เจ้าหน้าที่ธุรการ เลขานุการ ฯลฯ

2)กลุ่มผู้ทำงานด้านจัดการสารสนเทศ เนื่องจากภายในสำนักงานสมัยใหม่ภาระงานและหน้าที่ต่าง ๆ เพิ่มมากขึ้นจากเดิม จึงจำเป็นต้องมีบุคลากรกลุ่มนี้เข้ามาจัดการกับเอกสาร สารสนเทศ ทั้งในด้านการผลิต การจัดเก็บ การจัดหมวดหมู่ การทำเครื่องมือค้นคือและการทำลายเอกสาร สารสนเทศ ทั้งในด้านการผลิต การจัดเก็บ การจัดหมวดหมู่ การทำเครื่องมือค้นคืน และ การทำลายเอกสาร เป็นต้น โดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์การจัดการสารสนเทศดังกล่าว

               

                                1.3 กลุ่มสายงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ มีหน้าที่รับผิดชอบในการให้บริการฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และการวางโครงสร้างเทคโนโลยีสารสนเทศพื้นฐาน โดยกลุ่มนี้เป็นบุคลากรที่ต้องมีความเชี่ยวชาญหรือได้รับการฝึกอบรมเฉพาะด้าน ทั้งการพัฒนาและการออกแบบระบบรวมถึงการดูแลบำรุงรักษาเทคโนโลยีสารสนเทศ

2.  กระบวนการปฏิบัติงาน การปฏิบัติงานในสำนักงานสมัยใหม่ยังคงมีงานหลากหลายประเภทเช่นเดียวกับสำนักงานทั่วไป แต่มีการนำเทคโนโลยี อุปกรณ์ เครื่องมือมาใช้ในการปฏิบัติงานมากขึ้น ดังสรุปได้ตามภาระงานดังนี้

                2.1 งานการบริการผู้บริหาร ได้แก่

1) การรับและสนทนาโทรศัพท์ มีการปรับปรุงตู้โทรศัพท์สาขาให้มีระบบฝากข้อความที่เรียกกว่า ไปรษณีย์เสียงหรือวอยซ์เมล(voice mail) เพื่อช่วยให้การรับโทรศัพท์และบันทึกข้อความ หรือสามารถโอนสายอัตโนมัติ โดยระบบที่สามารถบันทึกเสียงพูดของผู้ใช้โทรศัพท์ที่ติดต่อเข้ามา รวมทั้งข้อมูลเกี่ยวกับชื่อ เวลา และรายละเอียดต่าง ๆ ที่ถูกฝากไว้โดยผู้รับอาจไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานหรือสำนักงาน เครื่องบันทึกเสียงจะบันทึกข้อความที่ฝากไว้ พร้อมกันนั้นผู้รับสามารถที่จะเรียกข้อความนั้นขึ้นมาฟังได้ โดยใช้โทรศัพท์จากที่อื่นเข้าไปในสำนักงานแล้วขอฟังเสียงที่ฝากไว้ ซึ่งอาจส่งเสียงหรือข้อความนี้ให้กับผู้อื่นต่อไปได้ นอกจากนี้ ยังใช้บันทึกเรื่องที่ต้องการชี้แจง หรือใช้เพื่อตอบปัญหาที่มีซ้ำหรือเกิดขึ้นบ่อย โดยใช้เวลาพูดเพียงครั้งเดียว แต่สามารถส่งให้ผู้ฟังหลายร้อยคนได้ เพื่อช่วยประหยัดเวลา และไม่ต้องชี้แจงในเรื่องซ้ำๆ กันได้

2) การรับ-ส่งเอกสารและการจัดทำเอกสารต่างๆ ในการรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือเอกสารนั้นๆ มีการส่งข่าวสารต่างๆ ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เรียกว่า ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรืออีเมลล์ (Electronic Mail-E-mail) ที่สามารถส่งข่าวสารให้ไปปรากฏบนเทอร์นิมอลซึ่งควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์ ทำให้ทราบข่าวสารใด ใครส่ง ได้รับการตอบกลับเมื่อไร และมีคำตอบว่าอย่างไร

3) การจัดการตารางนัดหมาย มีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้บันทึกการนัดหมายแทนสมุดนัดหมายส่นบุคคลที่เป็นกระดาษ โดยเครื่องดังกล่าวสามารถทำตารางนัดหมายส่วนบุคคลบันทึกตารางนัดหมาย และเตือนเมื่อถึงเวลานัดหมายหรือตามเวลาตั้งไว้ กำหนดการประชุมการนัดพบ การเจรจาเรื่องต่างๆ รวมทั้งเป็นเครื่องที่สามารถบันทึกข้อมูลส่วนบุคคลต่าง ๆ โดยสามารถรวบรวมข้อมูลไว้เป็นแฟ้มและเป็นหมวดหมู่ เพื่อความสะดวกในการค้นหาและเรียกดู และการเก็บสถิติต่างๆ เป็นต้น

4) การจัดเก็บและค้นหาเอกสาร โดยจัดเก็บข้อมูลไว้เป็นฐานข้อมูลและเรียกใช้ได้

5) การจัดการเดินทาง สามารถเรียกดูตารางเดินทาง  จองตั๋วการเดินทางพร้อมชำระเงินได้โดยตรงจากเว็บไซต์และจำน่ายตั๋วการเดินทาง

               

2.2 งานด้านเอกสาร ข้อมูล และสารสนเทศ ประกอบด้วย

                                1) การรับและบันทึกการรับเอกสาร มีการนำโปรแกรมการจัดเอกสารมาใช้ และมีการรับเอกสารในรูปแบบแฟ้มข้อมูลผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

                                2) การส่งเอกสาร มีการใช้ระบบการเดินเอกสารอัตโนมัติและการเวียนแจ้งบนเว็บบอร์ดผ่านเครือข่ายอินทราเน็ตของหน่วยงาน

                                3) การจัดทำเอกสาร งานมนส่วนนี้สามารถปฏิบัติได้อย่างสะดวก เหมาะสมและรวดเร็วยิ่งขึ้น เนื่องจากสำนักงานสมัยใหม่มีการจัดเก็บข้อมูลที่กระจายตามงานต่างๆ ไว้ในคอมพิวเตอร์ ทั้งมีการใช้เครื่องไมโครเวฟคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย โปรแกรมที่ใช้งานมีหลายชุด เรียกว่า โปรแกรมประมวลผลคำ เป็นต้น นอกจากนี้ มีการใช้โปรแกรมนำเสนอข้อมูล เพื่อใช้ในการรายงานนำเสนอข้อมูลทำให้ได้สารสารสนเทศที่น่าสนใจ มีทั้งข้อความ ภาพเคลื่อนไหว และเสียงสามารถจัดทำได้อย่างรวดเร็ว

                                4) การจัดส่งและบันทึกการจัดส่ง โดยประยุกต์โปรแกรมระบบงานสารบรรณ ซึ่งเป็นระบบงานย่อยในระบบสารสนเทศ

                                5) การจัดเก็บและการค้นคืนเอกสาร มีการจัดเก็บเอกสารอยู่ในแฟ้มข้อมูลของเครื่องคอมพิวเตอร์ในรูปแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Filing) และมีการจัดเก็บหลากหลายรูปแบบ ทั้งในรูปแบบลักษณ์ที่เป็นการวาดภาพและจัดเก็บไว้ โดยสามารถค้นหาได้สะดวกผ่านหน้าจอ โดยมีการนำโปรแกรมระบบจัดเก็บและค้นคืนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ซึ่งการปฏิบัติงานลักษณะนี้จะต้องมีมาตรการที่ป้องกันรักษาความปลอกภัยของข้อมูลเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย

                                นอกจากนี้ ในสำนักงานยังต้องมีการกำจัดและทำลายเอกสาร ซึ่งในสำนักงานสมัยใหม่สามารถทได้ง่าย เนื่องจากเอกสารส่วนใหญ่จัดเก็บในรูปแฟ้มข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ด้วยคอมพิวเตอร์อยู่แล้ว ส่วนเอกสารในรูปกระดาษสามารถกำจัดได้ด้วยเครื่องทำลายเอกสาร ส่วนการดูแลรักษาความปลอดภัย งานด้านนี้เป็นงานสำคัญในสำนักงานสมัยใหม่ เนื่องจากสารสนเทศจัดเก็บด้วยระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์อาจมีการเข้าไปลบทำลายแฟ้มข้อมูล หรือขโมยข้อมูลสำคัญได้โดยไม่ยากนัก สำนักงานสมัยใหม่จึงต้องมีการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่และให้ความสำคัญกับภาระงานนี้

2.3 การจัดประชุม มีการเพิ่มรูปแบบการประชุมเป็นการประชุมทางไกล (Teleconference) ซึ่งอาจเป็นการประชุมผ่าเครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายอินเทอร์เน็ต หรือเครือข่ายอินทราเน็ตก็ได้ โดยรูปแบบการบันทึกข้อมูลการประชุมและข้อสรุปต้องมีการเปลี่ยนแปลงให้เหมาะสมตามไปด้วย โดยอาจเป็นเว็บบอร์ดแสดงความคิดเห็น เป็นต้น

2.4 การประชาสัมพันธ์ การส่งและการกระจายข่าวสารข้อมูลไปยังหน่วยงานภายในภายนอกสามารถทำได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว โดยใช้เว็บบอร์ดเพื่อบริการสมาชิกในองค์กรสามารถช่วยเหลือกันได้ การรับ ส่งข่าวสารภายในและภายนอกองค์กรโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ การกระจายสารสนเทศด้วยเครือข่ายคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ต อินทราเน็ตการจัดทำหน้าที่ตอบคำถามที่ถามบ่อย โดยการนำขึ้นบนเว็บไซร์ของหน่วยงานสังกัด เพื่อให้ผู้ใช้เปิดอ่านโดยไม่ต้องถามการจัดทำระบบข้อมูลอัตโนมัติ บริการผู้ที่มาติดต่อเพื่อลดการตดต่อระหว่างบุคคล เป็นต้น

3. ข้อมูลและสารสนเทศ สำนักงานสมัยใหม่เกิดขึ้นเนื่องจากมีปริมาณเอกสารและข้อมูลสารสนเทศเป็นจำนวนมากและหลากหลายรูปแบบ ทั้งข้อความ ตัวเลข ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว แผนภูมิ ภาพลักษณ์ จึงได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์เพื่อจัดเก็บ จัดหมวดหมู่ ค้นหาเรียกใช้ และแก้ไขปรับปรุง

4. เทคโนโลยี สำนักงานสมัยใหม่จำเป็นต้องใชเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ในงานต่างๆ โดยอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานสมัยใหม่นั้นยังคงมีการใช้อุปกรณ์พื้นฐาน เช่น โทรศัพท์ โทรสาร เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องถ่ายสำเนาเอกสาร ฯลฯ

5. การบริหารจัดการ การบริหารจัดการสำนักงานสมัยใหม่มีส่วนแตกต่างจากสำนักงานทั่วไป คือ ผู้บริหารสำนักงานสมัยใหม่ต้องมีวิสัยทัศน์และทัศนคติที่ดีเกี่ยวกับการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์กับงานต่างๆ ให้เป็นระบบที่มีมาตรฐานในการทำงาน รวมทั้งการติดต่อสื่อสารร่วมกันได้ทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน นอกจากนี้ สำนักงานสมัยใหม่ยังมีการบริหารจัดการลักษณะการทำงานเป็นทีมและมีการทำงานที่มีความร่วมมือกันด้วย

หลักการสำคัญในการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่

                การพัฒนาสำนักงานโดยทั่วไป มักมีวัคถุประสงค์เพื่อให้การบริการด้านข้อมูลข่าวสารได้สะดวกรวดเร็ว เป็นที่พอใจของผู้ใช้บริการ การพัฒนาผู้บริหารจะต้องพิจารณาให้รอบคอบ เพื่อไม่ให้สิ้นเปลืองงบประมาณของบริษัท ฉะนั้น ควรมีหลักการในการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่ดังนี้

1.                การเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่โดยการพิจารณาเลือกว่าจะดำเนินการพัฒนางานสำนักงานสมัยใหม่ในแบบใด เช่น ดำเนินการเอง ว่าจ้างที่ปรึกษา จัดซื้อระบบสำนักงานสมัยใหม่มาใช้ หรือพิจารณาประชุมร่วมกันในสำนักงาน

2.                การพิจารณาการวางแผนการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่ตามแนวทางที่ได้เลือกไว้อย่างไรจึงเหมาะสม การวางแผนนี้มีทั้งด้านงบประมาณ กระบวนการพัฒนา และทรัพยากรบุคคล

3.                การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานสมัยใหม่ เช่น การจัดรูปแบบระบบสำนักงานสมัยใหม่ การสั่งซื้อเครื่องมือและอุปกรณ์ การติดตั้งซอฟต์แวร์ การปรับเปลี่ยนข้อมูลต่างๆ ให้พร้อมที่จะทำงานในระบบสมัยใหม่

4.                การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน โดยจะต้องมีการตรวจสอบว่าการปฏิบัติงานสมัยใหม่ที่จัดทำขึ้นนั้นบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้มากน้อยเพียงใด

สรุปสาระการเรียนรู้หน่วยที่ 2

                สำนักงานสมัยใหม่ คือ หน่วยงานหรือสำนักงานที่มีการนำแนวคิด วิธีการ กระบวนการ นวัฒนธรรม และเทคโนโลยีสมันใหม่ ๆ มาช่วยการทำงานในสำนักงาน

                สำนักงานสมัยใหม่มีลักษณะที่สำคัญ คือ ผู้บริหารและพนักงานสามารถใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ได้ สำนักงานมีระบบการสืบค้นคว้าหาข้อมูล มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติ ผู้บริหารสนับสนุนการใช้ระบบสำนักงานสมัยใหม่ ซอฟต์แวร์ต่างๆ อุปกรณ์สำนักงานต่างๆ ระบบต่างๆ

                ประเภทของสำนักงาน แบ่งได้เป็น 6 ประเภท คือ

-          สำนักงานของราชการ

-          สำนักงานอัตโนมัติ

-          สำนักงานไร้กระดาษ

-          สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์

-          สำนักงานสีเขียว

-          สำนักงานเสมือนจริง

องค์ประกอบของสำนักงานสมัยใหม่ มีด้วยกัน 5 องค์ประกอบ คือ บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงาน ข้อมูลและสารสนเทศ เทคโนโลยี และการบริหารจัดการ

หลักสำคัญในการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่

-          การเลือกแนวทางการพัฒนา

-          การพิจารณาการวางแผนการพัฒนา

-          การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานสมัยใหม่

-          การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน