บทที่ 4 เทคโนโลยีซอฟต์แวร์สำนักงาน

ความหมายของซอฟต์แวร์

Software (ซอฟต์แวร์) เป็นองค์ประกอบของคอมพิวเตอร์ที่เราไม่สามารถสัมผัสจับต้องได้โดยตรง เป็นชุดคำสั่งหรือโปรแกรม (Program) ที่เขียนขึ้นเพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ซอฟต์แวร์จึงเป็นเสมือนตัวเชื่อมระหว่างผู้ใช้งานกับคอมพิวเตอร์ให้สามารถเข้าใจกันได้ ซอฟต์แวร์แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ 1. ซอฟต์แวร์ระบบ 2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ 1. ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software หรือ Operating Software : OS)           หมายถึงโปรแกรมที่ทำหน้าที่ประสานการทำงาน ติดต่อการทำงาน ระหว่างฮาร์ดแวร์กับซอฟต์แวร์ประยุกต์เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้ Software ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทำหน้าที่ในการจัดการ ระบบ ดูแลรักษาเครื่อง การแปลภาษาระดับต่ำหรือระดับสูงให้เป็นภาษาเครื่องเพื่อให้เครื่องอ่านได้เข้าใจ ซอฟต์แวร์ระบบ แบ่งได้ 4 ชนิด ดังนี้           1.1 ระบบปฏิบัติการ (Operating System) หมายถึง ชุดโปรแกรมที่อยู่ระหว่างฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ประยุกต์มีหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงานของฮาร์ดแวร์ และสนับสนุนคำสั่งสำหรับควบคุมการทำงานของฮาร์ดแวร์ให้กับซอฟต์แวร์ประยุกต์ เช่น Windows XP , DOS , Linux , Mac OS X           1.2 ยูทิลิตี้ (Utility Program) เป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่เพิ่มประสิทธิภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ ทำให้เครื่องทำงานง่ายขึ้นเร็วขึ้น และการป้องกันการรบกวนโดยโปรแกรมที่ไม่พึงประสงค์ เช่น โปรแกรมป้องกันไวรัส , โปรแกรม Defrag เพื่อจัดเรียงข้อมูลบนฮาร์ดดิสก์ใหม่ ทำให้การอ่านข้อมูลเร็วขึ้น , โปรแกรมยกเลิกการติดตั้งโปรแกรม Uninstall Program , โปรแกรมบีบอัดไฟล์ (WinZip-WinRAR)เพื่อทำให้ไฟล์มีขนาดเล็กลง ,โปรแกรมการสำรองข้อมูล(Backup Data)           1.3 ดีไวซ์ไดเวอร์ (Device Driver หรือ Driver) เป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่ติดต่อกับคอมพิวเตอร์ในส่วนการรับเข้าและการส่งออก ของแต่ละอุปกรณ์ เช่น เมื่อเราซื้อกล้องวีดีโอมาใหม่และต้องการนำเอาวีดีโอที่ถ่ายเสร็จ นำไปตัดต่อที่คอมพิวเตอร์ ก็ต้องติดตั้งไดเวอร์ หรือโปรแกรมที่ติดมากับกล้อง ทำการติดตั้งที่เครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์รู้จักและสามารถรับข้อมูลเข้าและส่งข้อมูลออกได้           โดยปกติโปรแกรม windows ที่เรามีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์จะมีไดเวอร์ติดตั้งมาให้แล้วโดยเราไม่ต้องทำการติดตั้งไดเวอร์เอง เช่น ไดเวอร์สำหรับเมาส์ ,ไดเวอร์คีย์บอร์ด, ไดเวอร์สำหรับการใช้ USB Port , ไดเวอร์เครื่องพิมพ์ แต่ถ้าอุปกรณ์ใดไม่สามารถใช้งานร่วมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ก็ต้องหาไดเวอร์มาติดตั้งเพื่อให้สามารถใช้งานได้ ซึ่งต้องเป็นไดเวอร์ที่พัฒนามาของแต่ละบริษัทผู้ผลิตอุปกรณ์           1.4 ตัวแปลภาษา (Language Translator) คือโปรแกรมที่ทำหน้าที่แปลภาษาระดับต่ำหรือระดับสูงเพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์เข้าใจว่าต้องการให้ทำอะไร เช่น เมื่อโปรแกรมเมอร์ได้เขียนโปรแกรมเสร็จโดยเขียนในลักษณะภาษาระดับต่ำ (Assenbly) หรือภาษาระดับสูง (โปรแกรมภาษา C) เสร็จก็ต้องมีตัวแปลภาษาเพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์อ่านเข้าใจ เพราะเครื่องคอมพิวเตอร์จะเข้าใจเฉพาะตัวเลข 0 กับ ตัวเลข 1 เท่านั้น 2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์           ซอฟต์แวร์ประยุกต์เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับทำงานต่าง ตามที่ต้องการ เช่น การทำงานเอกสาร งานกราฟิก งานนำเสนอ หรือเป็น Software สำหรับงานเฉพาะด้าน เช่น โปรแกรมงานทะเบียน โปรแกรมการให้บริการเว็บ โปรแกรมงานด้านธนาคาร ซอฟต์แวร์ประยุกต์แบ่งเป็น 2 ประเภท ดังนี้           2.1 ซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะด้าน เป็น Software ที่ใช้สำหรับงานเฉพาะด้าน เช่น Software สำหรับงานธนาคารการฝากถอนเงิน Software สำหรับงานทะเบียนนักเรียน ซอฟต์แวร์คิดภาษี ซอฟต์แวร์การให้บริการร้าน Seven ฯลฯ           2.2 ซอฟต์แวร์สำหรับงานทั่วไป เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับงานทั่วไป โดยในซอฟต์แวร์ 1 ตัวมีความสามารถในการทำงานได้หลายอย่าง เช่น ซอฟต์แวร์งานด้านเอกสาร (Microsoft Word ) มีความสามารถในการสร้างงานเอกสารต่าง ๆ จัดทำเอกสารรายงาน จัดทำแผ่นพับ จัดทำหนังสือเวียน จัดทำสื่อสิ่งพิมพ์   ประเภทของระบบปฏิบัติการ                                     ระบบปฏิบัติการที่ใช้กันโดยทั่วไปในปัจจุบัน  อาจนำเอาไปใช้ได้กับคอมพิวเตอร์หลากหลายชนิด ตั้งแต่เครื่องคอมพิวเตอร์ระดับใหญ่จนถึงอุปกรณ์คอมพิวเตอร์พกพาขนาดเล็ก อาจแบ่งได้ออกเป็น  3  ชนิด  คือ          -   ระบบปฏิบัติการแบบเดี่ยว (stand-alone  OS)  เป็นระบบปฏิบัติการที่มุ่งเน้นและให้บริการสำหรับผู้ใช้เพียงคนเดียว(เจ้าของเครื่องนั้นๆ)  นิยมใช้สำหรรรรรรับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ประมวลผลและทำงานแบบทั่วไป  เช่น  เครื่องคอมพิวเตอร์หรือสำนักงาน  ซึ่งจะถูกติดตั้งระบบปฏิบัติการนี้ไว้ใช้รองรับการทำงานบางอย่าง  เช่น  พิมพ์รายงาน  ดูหนังหรือเชื่อมต่อเข้ากับอินเทอร์เน็ต  เป็นต้น  ปัจจุบันพัฒนาให้มมมมีคุณสมบัติที่เป็นเครื่องลูกข่ายเพื่อขอรับบริการ  จากเครื่องแม่ข่ายได้ด้วย          -   ระบบปฏิบัติการแบบเครือข่าย  (network OS)  เป็นระบบการที่มุ่งเน้นและบริการสำหรับผู้ใช้หลายๆคน(multi-user)  นิยมใช้สำหรับงานให้บริการและประมวลผลข้อมูลสำหรับเครือข่ายโดยเฉพาะ  มักพบเห็นได้กับการนำไปใช้ในองค์กรธุรกิจทั่วไป  เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งระบบปฏิบัติการเหล่านี้จะเรียกว่า เครื่อง  sever  ซึ่งเป็นเสมือนเครื่องแม่ข่ายที่ให้บริการข้อมูลต่างๆ  ที่จำเป็นสำหรับผุ้ใช้นั่นเอง          -   ระบบปฏิบัติการแบบฝัง   (embeded OS)  เป็นระบบปฏิบัติการที่พบเห็นได้ในอุปกรณ์คอมพิวเตอร์พกพาขนาดเล็ก เช่น พีดีเอ หรือSmart phone บางรุ่น  สามารถช่วยในการทำงานของอุปกรณ์แบบไม่ประจำที่เหล่านี้ได้เป็นอย่างดี  เกิดขึ้นมาหลังสุดพร้อมๆกับที่อุปกรณ์คอมพิวเตอร์พกพาเหล่านี้ได้รับความนิยมมากขึ้น  บางระบบมีคุณสมบัติที่ใกล้เคียงกับระบบปฏิบัติการแบบเดี่ยวด้วย เช่น รองรับการทำงานทั่วไป ดูหนัง  ฟังเพลงหรือเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ วิธีการติดตั้ง Windows 7

ก่อนเริ่มการติดตั้งวินโดวส์ ให้ทำการเซทค่า bios ให้ทำการ Boot แผ่น CD/DVD เป็นลำดับแรกก่อน ซึ่งถ้าหากใครยังเซทไม่เป็น สามารถอ่านวิธีการเซทได้ที่ Link นี้ครับ http://comerror.com/how-to-set-bios-boot-p5g41t-m-lx3-plus.html สำหรับเพื่อนๆที่เซทเรียบร้อยแล้ว ทำตามขั้นตอนได้เลย
1. เมื่อ Boot แผ่นวินโดวส์สำเร็จแล้ว จะปรากฏหน้าต่างสำหรับเริ่มต้นการติดตั้ง windows 7 ซึ่งในส่วนนี้เราสามารถที่จะกดปุ่ม Next ไปได้เลย

2. ระบบจะพาเราเข้ามาสู่หน้าต่างที่มีตราสัญลักษณ์หรือโลโก้ windows 7 และปุ่มด้านล่าง เขียนว่า Install Now ให้เราคลิกที่ปุ่มดังกล่าว

3. ระบบจะให้เราอ่าน License ของโปรแกรม ให้เราติ๊กถูกที่ช่อง I accept the license terms แล้วกดปุ่ม Next

4. จะพบกับตัวเลือกให้เราเลือก 2 หัวข้อ คือ Upgrade และ Custom (advanced) ให้เราทำการคลิกเลือกที่หัวข้อ Custom (advanced)

5. เราจะพบกับหน้าต่างแสดงถึง ไดร์ต่างๆของ Harddisk ของเรา คราวนี้เราจะเข้าสู่การฟอแมตเครื่องเพื่อที่จะลบข้อมูลเก่าของวินโดวส์ทิ้งไป โดยเลือกที่เมนู Drive option (advanced)

6. จะปรากฏเมนู Delete , Format , New และ Extend เพิ่มขึ้นมา ให้เราทำการคลิกเลือกไปยังฮาร์ดดิสที่เป็นไดร์ C เก่าของเรา จากนั้นคลิกที่ไอคอน Format

7. เราจะเห็นได้ว่า หลังจากกดปุ่ม Format ไดร์ที่เลือกแล้ว พื้นที่ Free Space นั้นเพิ่มขึ้นมา พอๆกับ Total Space นั่นแสดงว่าข้อมูลถูกลบทิ้งไปเรียบร้อย ให้เราคลิกที่ฮาร์ดดิส Partition ที่เพิ่งฟอแมตไปเมื่อสักครู่ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Next

8. ระบบจะนำท่านเข้าสู่การติดตั้งไฟล์ windows 7 ทันที

9. เมื่อติดตั้งเสร็จเรียบร้อย ระบบจะทำการ restart เครื่องเอง 1 ครั้ง

10. จากนั้นจะเข้าสู่โหมดการเซทค่าต่างๆ ของเครื่อง

11. ระบบจะให้ทำการตั้งชื่อ เครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งเราสามารถใส่ชื่ออะไรก็ได้ เมื่อกรอกชื่อเรียบร้อยแล้ว กดที่ปุ่ม Next

12. จะเข้าสู่หน้าต่างการตั้งค่ารหัสผ่าน หรือ Password ก่อนเข้าสู่วินโดวส์ ซึ่งหากไม่ต้องการตั้งรหัสผ่านสามารถกด Next ข้ามไปได้เลย

13. ระบบจะถาม Product Key ของตัววินโดวส์ ซึ่งเราสามารถหา Product Key ได้จากกล่องของแผ่น Windows 7 ที่เราซื้อมาครับ แต่หากยังไม่ต้องการกรอกในตอนนี้ ให้เอาติ๊กถูกที่ Automatically Activate Windows when I'm online ออก จากนั้น คลิก Next

14. คลิกเลือก Ask me later

15. จะเข้าสู่หน้าต่างการตั้งเวลา Time zone ให้คลิกเลือกเขตเวลาของกรุงเทพ คือ (UTC +07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta จากนั้นกด Next

16. เสร็จสิ้นกระบวนการ ลง windows 7 ระบบจะทำการโหลดเข้าสู่หน้าจอวินโดวส์

17. หน้าตาของ Windows 7 ที่เพิ่งลงใหม่ๆ จะพบว่ายังไม่ได้ติดตั้งไดร์เวอร์ และไม่มีโปรแกรมอะไรที่หน้าจอเลย นอกจาก Recycle Bin

โปรแกรมพื้นฐานของสำนักงาน

ระบบปฏิบัติการ  Windows 7

โปรแกรมจัดการเอกสาร  เช่น  Microsoft  Word 

โปรแกรมตารางงาน  เช่น  Microsoft  Excel

โปรแกรมนำเสนอ  เช่น  Microsoft  PowerPoint

โปรแกรมสร้างชิ้นงาน  เช่น  Microsoft  Visio

โปรแกรมตกแต่งภาพ  เช่น  Adobe  Photoshop

โปรแกรมอรรถประโยชน์  เช่น  WinZip  WinRAR

โปรแกรมเบราเซอร์   เช่น  internet  Explorer

โปรแกรมมัลติมีเดีย   เช่น  Windows  Media  Player

โปรแกรมเปิดไฟล์ภาพ   เช่น  ACDSee

โปรแกรมป้องกันไวรัส   เช่น   NOD32